第一章　总则

第一条　为适应学校工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和国家民委、大连市有关文件精神，结合学校实际，制定本细则。

第二条　本细则适用于学校所有公文处理工作。

第三条　公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章，指导、布置和商洽工作，请示、报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条　公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条　公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条　学校各单位（部门）应当高度重视公文处理工作，安排专人负责公文处理工作。

第七条　党委（学校）办公室主管学校公文处理工作，对各单位（部门）的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章　公文种类

第八条　学校公文应当根据隶属关系、职权范围、发文目的、公文内容及行文关系等正确选用公文种类。我校适用公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销二级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求全校执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章　公文格式

第九条　学校公文主要由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。学校公文发文机关标志由学校办公室统一规范确定。

信函及其他临时性事务工作，可使用学校信函用纸（标志“大连民族大学”双横线纸张，不标识“文件”）或部门便笺（无发文机关标志纸张，不标识“文件”）。

学校公文首页纸由学校办公室统一印制。

（二）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。学校公文发文机关代字由学校办公室统一规范确定。

校内业务性公文代字使用学校简称（大民）加发文部门代字。如教务处发文代字为“大民教发”，部门函件由部门自行编号。

校级公文和校办发文由学校办公室统一编发文号，部门发文由各部门自行编号。同一发文形式（指同一种公文版头）按统一顺序编号。文号、印章须与相应的公文版头一致使用。

（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（四）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。校内发文时，标题中可略去学校名称。

（五）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。学校党委和纪委发文主送“各党总支、直属党支部，学校各单位、各部门”，行政发文主送“学校各单位、各部门”或“学校有关单位、有关部门”。

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（八）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（九）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。会议纪要和电报不加盖印章。

（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十三）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十四）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十五）页码。公文页数顺序号。

第十条　公文版式按照《大连民族大学公文格式规定》执行。

第十一条　公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条　公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章　行文规则

第十三条　行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的

机关。

第十五条　向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以单位（部门）名义向上级机关负责人报送公文，不得以单位（部门）负责人名义向上级机关报送公文。

（四）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第十六条　党委（学校）办公室根据学校党委、行政授权，可以向学校党政部门和各单位行文。校内各部门不得上行文、对外行文（自行业务联系除外），统一由校办行文；各部门职权范围内的校内事务由部门自行行文，涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得行文；擅自行文的，学校将责令其纠正或者撤销。

第十七条　学校公文施行党政分开原则。

第五章　公文拟制

第十八条　公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条　公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（七）各（单位）部门负责人应当主持、指导公文起草工作。

第二十条　公文文稿签发前，应当依次由发文部门负责人和学校办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十一条　经审核不宜发文的公文文稿，及时退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第二十二条　校级公文须经校领导审批签发。党委（学校）办公室根据党委、行政授权制发的公文，由分管校领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章　公文办理

第二十三条　公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条　收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况详细记载。

（三）初审。对收到的公文进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位（部门）办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报校领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的须在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅要随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十五条　发文办理主要程序是：

（一）复核。已经领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十六条　涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者学校机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。部门负责人兼任其他部门职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职部门归档。

第七章　公文管理

第二十八条　学校各单位（部门）应当建立健全本单位（部门）公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条　各单位（部门）要安排专人统一管理公文。学校建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十条　涉密公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十一条　公文的撤销和废止，由发文机关或者上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十二条　不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十三条　机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案

管理部门。

工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章　附则

第三十四条　电子公文处理工作根据国家有关要求另行制定。

第三十五条　外事方面的公文，依照国家外事主管部门的有关规定处理。

第三十六条　本细则由党委（学校）办公室负责解释。

第三十七条　本细则自公布之日起施行，学校2000年3月20日发布的《大连民族大学公文处理细则》（大民院发〔2000〕5号）停止执行。