大连民族大学声像档案管理细则
为了加强学校声像档案的规范管理，有效地保护和利用档案，更好的为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《照片档案管理规范》等法律、法规、规章，结合学校的实际情况，特制定本管理细则。
一、声像档案工作的基本原则
1、学校各单位、各部门及个人在实践活动中直接形成的、能反映学校主要职能活动和历史发展的、具有保存价值的、以声音画面等方式记录的各种专门载体，如：录音带、录像带、照片、数码照片、影视片、幻灯片、磁盘、微缩胶片、光盘等以及配套的文字说明材料均属于声像档案。
2、声像档案是学校档案的重要组成部分，是声像信息储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是学校的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。
3、声像档案是与纸质档案不同的特殊载体，它的记录形式及制作方法、保养条件、利用方式均和纸质档案不同，必须遵循声像档案载体的特点和规律进行整理和管理。各单位、各部门由兼职档案员负责本单位日常声像档案材料的收集、整理和归档工作。
5、促进学校声像档案工作从经验管理向信息化管理转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发声像档案信息资源，为学校工作和社会发展服务。
二、声像档案归档范围的确定
在党群与行政工作、教学工作、科研工作、对外工作以及文体活动等过程中形成的，对学校和社会当前与长远具有保存、利用价值和凭证作用的声像材料。归档的主要内容包括声像载体材料和文字说明材料。具体范围和保管期限见附件。
三、声像档案归档要求和整理方法
1、归档要求：
（1）声像档案是学校档案的一个重要组成部分，必须收集齐全，规范整理，实行集中统一管理，任何单位、部门和个人不得据为己有。
（2）归档的声像材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的有机联系，注意其成套性特点。
（3）声像资料要求原版原件、齐全完整、结构合理、清晰无损，且须符合格式规范。
原则上接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
对归档材料进行有选择、有鉴别的归档，选取具有典型性、代表性的材料，剔除重复的、质量差的声像材料，优化归档材料结构；
声像材料应保证主体明确、声音及影像清晰、画面完整、色彩纯正。对年代久远，具有宝贵价值的声像材料应尽量进行翻录、复制，对于有一定缺损的声像材料，考虑到其保存价值，也要予以归档保存；
数码照片实行双套制归档，即数码照片和其冲印出的照片同时归档。对于数码图像信息，除归档刻录光盘外，还要附有文字说明，归档的数码照片以 JPEG或TIFF为通用格式；
数码形式的声像材料在移交时须保证使用的存储卡、移动硬盘、光盘等存储介质质量优良，没有病毒。
（4）凡应归档的声像材料，由形成单位、部门进行整理、编辑，并加以必要的文字说明，内容须包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。档案馆在统一接收档案时负责验收和指导。
（5）归档的声像材料必须在有关的设备上演示或检测，档案馆认为运转正常、图像清晰、声音清楚、内容完整准确后方可办理移交手续。
（6）声像档案保管期限分为永久和定期，其中定期分为 30年与10年。密级分为绝密、机密、秘密三种。
（7）声像档案资料应在形成后一个月内由形成单位、部门实时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。档案馆随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
2、立卷方法 ：
（1）根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容不同载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
（2）声像档案由制作单位或个人整理归档。
（3）照片（含数码照片）一般按专题、内容整理。同一专题、内容的照片（含数码照片）数量较多时可组成若干件，数量少时可组成一件。底片或数码图像光盘的整理要与纸质照片相对应，并注明参见号。
（4）录像带、电影胶片等档案原则一件（盒）为一个保管单位。
（5）录音带、光盘等可由若干件（盘）组成一个保管单位。
四、声像档案的管理
1、根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体，编制用于档号的二级类目（载体）代号（代码）。声像档案档号按“年度号 +声像档案分类号+保管单位号”依次编号。
（1）年度采用自然年度
（2）声像载体档案分类
SX 12——照片
SX 13——录音带
SX 14——录像带
SX 15——幻灯片
SX 16——磁盘
SX 17——影视胶片
SX 18——微缩胶片
SX 19——光盘
（3）在二级类目内 ,以件为单位，按排列顺序从“1”开始标注件号。
2、凡归档材料，要写明作者和制成日期；对保密材料要注明密级并做到审查手续完备。
3、在归档的声像档案的装具上填写档号。
4、将归档的声像档案按档号先后顺序逐件录入档案管理系统，由系统自动产生归档文件目录。
5、声像档案应编写文字说明，并与档案载体一同存放。
（1）照片 (含数码照片)档案应简要说明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等；
（2）完整的数码照片档案应包括数码图像文件、纸质数码照片和文字说明三部分。不得对归档的数码图像进行技术修改。归档的数码图像文件材料应是原件，剪切版和修改版不能作为档案归档；
（3）数码图像文件应刻录在光盘上保存。采取一式 3套，即一套封存保管，一套提供利用，一套异地备份；
（4）录像带、录音带以自然盒（盘）为单位注明责任者、地点、时间、内容、密级、带长（时间）、编号等；
（5）光盘、软盘等应注明存储文件的内容、运行的软件、硬件环境、版本号等。
6、一个保管单位内装有若干盒 (盘)声像档案的，应填写并放置盒内文件目录。
7、声像档案应装入具有一定硬度的特制盒套内，其封面与一般档案卷、盒格式一样，分别填写档案号、题目、责任者（录制单位或个人）、录制时间、密级、保管期限。填写盒内备考表并置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期及变动材料。
8、应严格按照声像档案载体的分类、整理顺序编制文件目录。
五、声像档案的保管
1、档案馆负责对接收的各类声像档案进行验收、分类、编目、登记，编制检索工具和提供利用的统一管理。
2、按照档号顺序把不同类型、不同规格声像档案分别排列。录音带、录像带均应竖放在专用柜内。
3、光盘定期检查，防止数据丢失，另制作备份存档。
4、对照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。录像带、录音带等使用完毕后及时倒带，并马上入盒，防止污染。要定期进行检查，发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。
5、保存声像档案的库房应能防火、防光、防尘、防潮、防高温、防磁及防有害气体。照片档案库房应保持温度15℃-25℃，湿度55%-65%。其他声像档案库房应保持恒温、恒湿、清洁，温度宜18℃-24℃，相对湿度宜35%-45%，日温度变化幅度不超过±2℃，日相对湿度变化幅度不超过±5%。
6、归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。保管期限和保密期限已满的声像档案须经校档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，并登记造册。
7、建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
六、声像档案的开发利用
1、做好开发利用声像档案工作，不断提高本校声像信息储备能力。实现实际工作中对声像档案，特别是早期声像档案的利用最大化。
2、根据日常各单位、各部门工作的需要，编制必要的检索工具，编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等，为利用者服务。
3、母片（带）、老照片（含底片）一般不借出，需利用声像档案时档案馆可提供复制品。
4、在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现有的声像档案。声像档案在保管和利用过程中，如发生损毁等违反法律规定的行为，要按照《中华人民共和国档案法》有关条款处理。
七、声像档案工作岗位责任
1、声像档案形成单位、部门领导的职责
（1）按照声像档案管理要求，把声像档案工作全面纳入档案管理工作之中。
（2）对本单位、本部门声像档案的形成、收集、整理、归档工作进行检查、督促，确保声像档案材料的真实、及时、完整。
（3）增强声像档案材料的归档意识，对本单位、本部门兼职档案员提出具体要求，并帮助他们解决工作中出现的实际问题。
2、声像档案形成单位、部门相关人员职责
负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，就要将声像材料和文字简介整理好，完善声像材料归档的相关信息，并向兼职档案人员归档。
3、兼职档案人员职责
（1）贯彻执行国家机关档案工作的法律法规和方针政策以及学校档案工作的规章制度。
（2）督促相关人员形成积累声像档案文件材料。
（3）负责本单位声像档案材料的收集、整理和归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统。
（4）接受档案部门的业务指导和督促检查。
（5）在规定时间内向相关部门移交档案。
（6）严格遵守各项保密法律、法规，保守秘密。
4、档案馆工作人员职责
（1）根据国家有关档案工作的方针政策和法律法规，制定本校声像档案工作的规章制度，并组织实施。
（2）按工作规范做好声像档案的收集、整理、审核、编目、统计、计算机录入等工作。
（3）定期对归档单位兼职档案员进行业务培训。
（4）检查、督促、指导整理人员做好声像档案材料的形成、积累、分类和归档工作。
（5）大力开发声像档案信息资源，积极开展利用、编研工作。 （6）做好声像档案保护、保密工作，确保档案材料的完整、安全。
