大连民族大学财会类档案管理细则

                                                     

为了加强学校财会类档案（以下简称财会档案）的规范管理，有效地保护和利用档案，更好地为学校各项经济活动服务，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》和《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章，结合学校的实际情况，特制定本细则。

一、财会档案工作的基本原则

1、财会档案是学校财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表等材料，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和电子会计档案等。

2、财会档案是学校档案的重要组成部分，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，具有较高的保存价值。

3、学校在财会部门设立档案分室管理财会档案，业务上接受各级财政机关和学校档案馆指导、监督，并建立和完善财会档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证财会档案的真实、完整、可用、安全。

4、财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划、岗位责任制，同时也要布置、检查、总结、验收财会档案工作。

5、财务管理部门应有一位负责人分管财会档案工作，并确定专（兼）职档案员（出纳人员除外）负责财会档案的管理工作，定期将应当归档的财会文件材料整理立卷，编制财会档案保管清册，妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

二、财会档案归档范围

1、归档的财会文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映学校财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统；遵循其自然形成规律，保持有机联系和成套性，符合财会工作的特点。

2、归档的财会档案主要内容包括财务综合管理、财务会计报告、会计账簿、会计凭证及会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有保存价值的会计资料，具体范围见附件。（纸质和电子文件材料一同归档）

3、不归档文件材料的范围

（1）上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件；

（2）未定稿的文件；

（3）重份文件及校内其他单位发来的文件；

（4）未生效的合同、协议、单据；

（5）无查考利用价值的一般性、临时性文件；

以上不归档材料如认为必要，也可作为资料暂存。

三、财会档案的部门立卷

1、财会档案由财会文件材料形成部门立卷，学校财会部门及具有财会独立核算资格的单位均为立卷部门，专（兼）职档案员负责财会档案的收集、整理、立卷、保管、利用等工作。

2、财会档案档号由三部分构成，年度号-财会档案分类号-案卷号。（例如：2014-CK11-1234）

年度号是指档案的形成年度；

财会档案分类号是指财会档案一级类目代号：采用类目名称主词“财会”的汉语拼音的第一个字母缩写“CK”；二级类目代号：综合管理11、财务会计报表12、会计账簿13、会计凭证14、其他会计资料15；

案卷号用阿拉伯数字表示案卷顺序。

3、财会档案的保管期限分为永久、长期和定期三类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

4、归档的文件材料应按年度、问题分类。

年度：将文件按其形成或针对的年度分开。

问题：将文件按其内容所反应的问题分开。

5、会计核算材料要按时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别组卷，不同年度的会计核算材料分别立卷。

6、会计凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名和盖章。财会部门应根据会计凭证的数量每天或定期进行整理和装订，防止凭证的散乱和遗失。

7、会计账簿上应标明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期，并加盖单位公章和分管财务的负责人的签章。采用电算化处理自动生成的账簿，应打印出纸质财会档案，也应标明账簿名称及所属年度、管理人员，并加盖单位公章、单位财务负责人或会计主管人员的签章。

8、财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过100页为宜。

9、编写页号，每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的上角。

10、卷内文件材料要去掉金属物，字迹清楚、工整，不宜用铅笔、圆珠笔书写，错处填补要加盖当事人的印章，以便分清责任，利于永久保管。

11对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

12、备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

13、财会档案要求纸质与电子文件材料同时进行归档；没有电子文件材料的应扫描为电子文件材料，与原文件材料一同归档。

14、归档纸质文件材料应与电子文件材料在内容、相关说明及描述上保持一致；没有纸质文档的电子文件材料，必须编制相应的纸质说明文档，说明该电子文件材料的标题、内容、时间和人物等相关背景信息。

15、凡是材料数据较小且档案馆已经开通专门管理系统的，直接实现网络在线实时归档。

四、财会档案的管理

1、财会档案由形成财会档案的部门收集、整理、立卷、保管和利用，并编制保管清册移交档案馆保存。

2、对已无保存价值的财会档案须经档案鉴定小组鉴定，并形成财会档案鉴定意见书。经鉴定对保管期满，确无保存价值的财会档案需要销毁的应编制销毁清册，报主管财会工作的校领导审核、批准后方可销毁。对于其中尚未了结的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，应单独抽出立卷，保管到结清债权债务时为止，并在清册中列明。

3、经鉴定可以销毁的财会档案应编制财会档案销毁清册，列明拟销毁的财会档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

4、销毁财会档案时，由审计、纪检监察、财会部门和档案馆共同清点核对，共同监销，在销毁清册上共同签名和盖章，销毁清册由档案馆永久保存。

5、校内单位撤销时，其撤销前形成的财会档案应当及时移交给学校档案馆；校内单位合并后，原各单位解散或一方存续而其他方解散的，原各单位的财会档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其财会档案仍由原各单位保管；校内单位分立后原单位存续的，其财会档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其财会档案应当及时移交给学校档案馆。单位分立中未结清的财会事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

6、财会部门向学校档案馆移交档案时，应当编制财会档案移交清册，列明应当移交的财会档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

7、财会档案移交时应当保持原卷的封装，交接双方按照财会档案移交清册 所列内容核对，并由交接双方负责人、经办人、监督人在移交清册上签字和盖章。

8、学校财会档案保管单位应提供合适的财会档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作。

五、 财会档案的开发利用

1、学校各部门如需查阅财会档案应填写《财会档案利用登记单》，由财务部门、档案馆负责人签字同意并登记查阅日期、查阅内容等，再由财会人员陪同查阅相关内容。

2、查阅或复制财会档案的人员，严禁在财会档案上涂画、拆封和抽换，不得抄录与调阅无关的内容，查阅过程中财会档案管理人员不得离开现场。

3、学校财会档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

4、凡查阅或复制涉及学校重要经济事项的财会档案，须经分管校领导批准后方可办理。

5、借用部门应当妥善保管和利用借入的财会档案，确保借入财会档案的安全完整，并在规定时间内归还。

六、财会档案的岗位责任

1、部门领导的职责

（1）制定本部门财会档案的管理制度，增强财会档案的归档意识，并监督执行。

（2）定期检查，做到各类财会档案材料的形成、积累、整理、归档工作与财会工作进展同步。

（3）为本单位的专（兼）职档案人员开展工作提供必要条件。

2、专（兼）职档案人员职责

（1）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策以及学校档案工作的规章制度。

（2）负责财会档案材料的收集、整理、保管、利用和数字化建设及统计工作，并定期将应当归档的财会材料整理立卷，编制财会档案保管清册，保证文件材料的完整、准确、系统。

（3）接受上级机关财务部门和档案馆的业务指导和督促检查。

3、档案馆工作人员职责

（1）根据国家有关档案工作的方针政策和法律法规，制定本校财会档案工作的规章制度，并组织实施。

（2）定期对财会档案专（兼）职档案员进行业务培训，监督、指导、检查财会档案室财会档案文件材料的收集、整理和保管工作。

（3）做好档案保护、保密工作，确保档案材料的完整、安全。