大连民族大学外事类档案管理细则

 

为加强学校外事类档案（以下简称外事档案）的规范管理，有效地保护和利用档案，更好的为学校的对外交流、教学、科研等工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》等法律、法规、规章，结合学校的实际情况，特制定本管理细则。

一、外事档案工作的基本原则

1、学校外事档案指的是学校与境外高等学校、科研机构及个人在教育、科技和生产合作、学术交流、人才交流、友好往来等各项涉外活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

2、学校在涉外活动中形成的外事档案，是学校全部档案的重要组成部分，应实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和有效利用。

3、学校外事处是学校外事管理的职能部门，应将外事档案工作纳入外事工作计划、管理制度之中，并根据国家关于档案工作管理的原则，负责落实有关外事人员的职能范围，监督、检查执行情况。做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

4、外事处要由一位负责人分管外事档案工作，并确定兼职档案员，负责做好外事档案的收集、整理、归档工作。

二、外事档案归档范围的确定

1、归档范围的原则

（1）保存的外事档案，对学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用；

（2）归档的涉外文件材料，必须反映学校外事管理，反映学校和境外高校、科技、生产的合作、学术交流及友好往来等涉外活动的全过程，保证其完整、准确、系统；

（3）归档的涉外文件必须遵循其自然形成的规律，保持其有机联系，体现学校涉外工作的职能和特点。

2、归档的主要内容

（1）归档的主要内容包括涉外工作综合管理、出境和境外来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、校际合作、科技合作、留学生工作等方面。具体范围见附件；

（2）学校人员在境外获得的证书、奖状、奖章、奖品等，归档方式可存原件或复印件、影印件。境外团体或个人赠送给学校的纪念品、礼品等，有保存价值的应归档，若不宜长久保存的，可存影印件和清单；

（3）归档的重点应是重大涉外和校际合作、科技合作、留学生工作等活动中形成的各种载体文件材料。

三、外事档案的归档要求与整理方法

1、归档要求

（1）外事类文件按党群、行政类档案管理要求整理归档；

（2）与涉外活动有直接联系的各部门或个人，须按本单位或个人参与涉外活动的程序、形式，积累收集外事文件材料。一般的归档一份，重要的和经常使用的应酌加副本；

（3）归档的外事文件，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰；

（4）出境人员回校后，须在两个月内，将参加涉外活动形成的文件材料整理送交外事处集中审核、验收合格后，出具证明，财务处方可准予报账结算；

（5）聘请境外专家、学者、教师（含客座教师）来校任教、讲学、合作研究的有关单位，在任教、讲学、合作研究结束时，应将需归档的文件材料收集、整理送外事处审核，然后移交学校档案馆；

（6）接待境外专家、学者来校访问和做学术报告的部门，应将该归档的文件材料收集、整理后送外事处，审核后移交学校档案馆；

（7）接受境外留学生和授予境外学者、著名人士名誉技术职称的有关材料，由外事处收集、整理后向学校档案馆移交。

2、整理方法

（1）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的整理原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一件或数件；

（2）在对外交往、国际合作、国际会议的文件材料中，与国外往来处于准备阶段的上级文件、请示、批复、报告、信函等材料，按年度分类整理；国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料，按活动性质分类整理。各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列；

（3）外事文件材料，采用文件袋或档案盒方式保管，按时间、问题、保管期限排序后装盒保管；

（4）以“件”为单位保管的外事文件材料，按顺序编排页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每页均为一页，每件页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的右上角；

（5）外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每件的保管期限和密级的意见，并与学校档案馆协商后确定。

4、归档验收

（1）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一盒的盒内目录之前；

（2）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正；

（3）移交时填写移交目录，移交目录一式两份，双方各自持一份备查；

（4）外事档案在次年5底前归档。

四、外事档案的管理

1、学校档案馆负责对外事档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

2、根据外事档案的历史价值、科学价值和使用价值，将保管期限划分为永久、长期和短期三种。

3、外事档案保管期限和保密期限已满，需经学校档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。

五、外事档案的开发利用

1、编制检索工具，开展外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。

2、借阅外事档案按相关规定办理借阅手续，借阅者对借阅的档案材料要对其安全、保密负责。

六、外事档案工作岗位职责

1、与外事活动有业务联系的各部门领导职责

（1）重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行；

（2）按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料。在工作结束后，将材料汇集、检查，送外事管理部门。

2、学校外事管理部门领导职责

（1）制定和健全外事工作和管理制度，确保外事文件材料形成积累并及时归档。要将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督部门执行；

（2）指导、监督外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事文件材料整理组卷，按期向学校档案馆移交。

3、外事管理部门兼职档案员的职责

（1）在部门负责人的领导下，做好外事档案工作的平时积累工作；

（2）会同部门领导，检查与外事活动有关的外事文件材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续；

（3）将收集、积累的外事文件材料整理，并及时向学校档案馆移交。

4、学校档案馆管理人员职责

（1）监督、指导、检查外事部门做好外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确和系统；

（2）负责外事档案的业务指导工作；

（3）积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用；

（4）遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。