大连民族大学出版类档案管理细则
为了提高学校出版类档案（以下简称出版档案）的规范管理，有效地保护和利用档案，更好地为学校教学、科研等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《出版社书稿档案管理办法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章，结合学校的实际情况，特制定本细则。
一、出版档案工作的基本原则
1、出版档案是学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料。
2、出版档案是高等学校档案的重要组成部分，是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，必须集中管理，以确保其完整、系统、准确和安全。
3、出版档案工作要纳入出版编辑部门的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入出版、编辑人员的职责范围。出版编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
4、出版编辑部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的专（兼）职档案管理人员负责本部门档案材料的收集、整理、归档工作。
二、出版档案的归档范围
1、归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程；遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。
2、归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身等方面的内容，具体归档范围见附件。（纸质和电子文件材料一同归档）
3、不归档的文件材料
（1）上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件；
（2）未生效的合同、协议书；
（3）不退、不用的稿件，非定稿的稿件；
（4）重份文件及校内单位发来的文件；
（5）无查考价值的事务性、临时性函件；
（6）校外单位交换来的材料；
以上某些文件如认为必要，也可作为资料暂存。
三、出版档案的部门立卷
1、出版档案实行部门立卷归档的制度，出版单位的专（兼）职档案员依照归档范围负责将积累的文件材料整理组卷后向档案馆归档。
2、归档的文件材料只需一份，格式统一，签字、盖章手续齐全。
3、出版档案档号由三部分构成，年度号-出版档案分类号-案卷号。（例如：2014-CB11-1234）
年度号指档案的形成年度。
出版档案分类号指出版档案一级类目代号：采用类目名称主词“出版”的汉语拼音的第一个字母的缩写“CB”，二级类目代号：综合管理11、报纸12、刊物13、书稿14。
案卷号用阿拉伯数字表示案卷顺序。
4、根据出版档案的历史价值、科学价值和使用价值，保管期限划分为永久、长期和短期三种。
5、出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确、及时进行补救。
6、出版物出版后，责任编辑必须按出版物彼此间的自然联系排列、整理、拟出标题，专（兼）职档案员检查后连同原稿、清样、样书（均须写入目录内）编好卷内目录。
7、出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。
8、跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。
9、按顺序编排页号，卷内目录、备考表均不编页号，无论单面或双面只要有书写文字，均一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角，样书只编件号。
10、卷内材料以左下方对齐，在左侧用线装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。
11、填写卷内材料目录
卷内目录位于卷内材料之前用计算机打印。
序号：以卷内材料排列先后顺序填写。
文号：文件材料制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如：民委发[2014]1号。其年[2014]不得简写成（14），无文号可不填写。
责任者：形成材料部门或材料负有责任的署名者。
题名：即材料标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明材料内容的可自拟标题，外加“[ ]”号。
日期：材料的形成时间，如：20140110。
页次：卷内每份材料起始之页的编号，最后一份材料应填起止页号。
12、填写备考表。
卷内备考表位于卷内材料之后，必须用碳素墨水填写。
本卷情况说明：填写卷内材料缺损、补充、移出、销毁等情况。
立卷人：由组成本卷的专（兼）职档案员签名。
检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。
立卷时间：填写立卷的时间。
13、填写案卷封面
立卷单位：立卷单位的全称。
作者：卷内材料的主要责任者（单位或个人）。
案卷题名：应简短、准确。一般以书籍著（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。案卷标题不超过50个汉字。
卷内文件起止日期：卷内材料形成的最早至最晚日期。
保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、长期、短期）
密级：有保密要求的需填写。
14、出版档案内的原稿、清样，均须除去金属物，修补破损处，用线装订，若装订线处有字迹，须进行贴边处理。
15、出版档案要求纸质与电子文件材料同时进行归档；没有电子文件材料的应扫描为电子文件材料，与原文件材料一同归档。
16、归档纸质文件材料应与电子文件材料在内容、相关说明及描述上保持一致；没有纸质文档的电子文件材料，必须编制相应的纸质说明文档，说明该电子文件材料的标题、内容、时间和人物等相关背景信息。
17、凡是材料数据较小且档案馆已经开通专门管理系统的，直接实现网络在线实时归档。
四、出版档案的管理
1、学校档案馆负责对出版档案的接收、审核、排架、保管和提供利用。
2、出版单位对本部门承办完毕的各种出版材料进行收集、整理，应在规定的时间结点前向档案馆移交，并附归档目录清单。
3、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
4、移交时填写移交目录，由各部门分管档案工作的负责人、专（兼）职档案员签字并加盖公章一式两份，双方各执一份。
5、出版档案保管期满和保密期满，须经校档案鉴定小组鉴定，根据价值和需要，对保管期限的升降，或延长，或销毁，做出处理决定。
五、出版档案的开发利用
1、出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部分，特别是专家审稿意见，应严格履行借阅手续，利用时经过档案馆领导或出版、编辑部门负责人批准。
2、定期编制出版档案汇编或内容摘要，在学校内部提供利用，并有选择地进行外部交流。
六、出版档案工作岗位责任制
1、出版、编辑部门领导职责
（1）在组织编制出版物长远规划和年度计划时，要把档案工作列为重要内容，制定和健全有关管理制度，确保出版档案工作能纳入管理工作中，并督促各科、室负责人和责任编辑执行。
（2）给本部门专（兼）职档案干部开展工作提供条件。
（3）定期检查和研究出版档案存在的问题，并认真予以解决。
2、出版、编辑部门专（兼）职档案干部职责
（1）在部门负责人的领导下，指导、监督、协助责任编辑做好出版档案材料的平时积累工作。
（2）会同领导检查、接收责任编辑归档的案卷是否完整、系统、准确，组卷是否符合要求。
（3）将已收集的案卷，按规定整理、计算机录入、装订后向档案馆移交。
3、档案馆出版档案管理人员职责
（1）根据国家有关出版工作的方针、政策和法规，制定学校出版档案工作的各种规章制度。
（2）定期对立卷单位的专（兼）职档案员进行业务培训，指导、监督、检查、协助出版部门做好出版物文件材料的形成、积累和整理、归档工作。
（3）负责出版档案的接收、保管、统计、利用等工作。
（4）做好档案保护、保密工作，确保档案材料的完整、安全。
