大连民族大学基本建设类档案管理细则

 

  为加强学校基本建设类档案（以下简称基建档案）的规范管理，有效地保护和利用档案，更好的为学校各项基本建设工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》及《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法律、法规、规章，结合学校的实际情况，特制定本细则。

一、基建档案管理的基本原则

1、在学校基建管理和项目建设中形成的对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等均属于基建档案。

2、基建档案在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中发挥着重要作用，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、安全和有效利用。

3、基建档案管理要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

4、基建处要有一位负责人分管档案工作，并确定专（兼）职档案员，负责基建档案室的档案管理工作。

二、基建档案归档范围的确定

在基建管理和项目建设全过程中形成的，应当归档保存的文件材料。归档的主要内容包括综合管理性文件材料，项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试产基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见附件。

归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

三、基建档案归档要求与整理方法 

归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，要完整、准确、系统，与建筑物完全一致并具有成套性。

1、归档要求

（1）整理文件要遵循基建文件材料的形成规律，保持其有机联系，兼顾不同文件材料的特点和成套性，以“卷”为单位整理，便于查考利用。

（2）基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

（3）基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

（4）基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

（5）档案馆应督促、指导基建处、设计院专（兼）职档案人员及工程技术人员做好基建文件材料的收集、积累、整理工作。

（6）基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

（7）使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

（8）归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。一律用墨水或墨汁书写，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

（9）归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。

（10）归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

（11）工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

（12）学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

2、整理方法

（1）基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建档案室专（兼）职档案员负责项目形成的应归档的基建文件材料的整理工作。

（2）根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，按工程项目整理，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别排序。

（3）文字材料的排列：正件在前、附件在后；印件在前、原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。

（4）拆除文件金属物，对破损的档案材料进行修补。

（5）基建文件材料采用文件袋、档案盒方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

（6）无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从 1开始，页号位置在非装订线一侧的右上角，蓝图、底图可以做为一组有机联系的图纸为一件。

3、归档验收

（1）基建项目在验收前，基建档案室对准备归档的基建文件材料进行预验收，并出具证明。否则，不能组织工程竣工验收。

（2）竣工图是基建工程项目的最后真实记录，是对工程项目进行考核和日后使用、维护、扩建、改建、大中型维修的依据，是竣工验收的必要条件之一，并具有法律依据。凡竣工图不符合档案管理要求的，工程项目不能验收。竣工图必须盖有施工单位的竣工印章，施工单位项目负责人（或图纸修改人员）签名。

（3）基建档案室应是基建项目验收小组成员，会同基建处、设计院负责对基建文件材料的验收工作。基建文件材料验收合格后，方能进行财务结算。

（4）基建工程项目组在工程全部竣工并验收后的二个月内，完成项目档案材料的整理及向基建档案室的移交归档工作。基建档案室则在每年的5月前将上一年的归档文件目录移交到校档案馆，将档案实体按规定定期移交到市城建档案馆。基建文件材料归档后，在改建、维修过程中所产生的基建文件材料亦应随时整理归档，基建档案室负责文件目录和档案实体的补充。技术负责人对归档的档案材料加以审查并签字，做到审批手续完备。

四、基建档案的管理

1、档案馆负责基建档案的接收、登记、整理、保管和提供利用。

2、基建档案的保管期限分为短期（15年以下），长期（16年-50年），永久（50年以上）三种。长期保管的基建档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

3、对保管期满的基建项目档案必须经校档案鉴定小组鉴定。对已失去保存价值的档案材料，须办理审批手续、并登记造册后方可处理。

4、已经归档的基建文件材料需要更改、补充时必须填写更改审查清单，经基建部门分管档案工作负责人同意，并在备考表内写明修改原因和时间。补充、修改材料应及时整理归档。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。

五、基建档案的开发利用 

1、积极开展利用工作，编制检索工具，定期编制基建档案汇编和编辑参考资料，更好为利用者服务。

2、查（借）阅基建档案必须遵守以下规定：

（1）只有持合法证明的单位或持合法身份证明的个人经基建处长同意并报备档案馆馆长才可以查阅档案。

（2）档案一般不外借，如必须借出使用时，须经基建部门分管档案工作负责人同意。借出档案应在三日内归还，如延期，需办理续借手续。

（3）查（借）阅者应承担所查（借）阅档案材料的安全、保密责任。不得翻阅与查阅内容无关的任何档案材料；不得在档案材料上圈划、涂改、写眉批、折叠等造成污损；更不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案材料；未经同意不得私自翻印、转借档案材料；不得泄露或擅自向外公布档案内容。违反规定要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。

（4）查（借）阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查（借）阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销。

六、基建档案工作岗位责任

1、基建部门领导的职责

（1）把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中，并监督各部门执行。

（2）定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步。

（3）项目结束后，审查归档的基建文件材料是否符合完整、系统、准确的要求。

（4）提出基建档案的保管期限和密级。

（5）参加基建档案的鉴定工作。

2、基建档案室专（兼）职档案人员职责

（1）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策以及学校档案工作的规章制度。

（2）负责基建文件材料的形成、积累、保管、整理、数据统计工作，保证文件材料的完整、准确、系统。

（3）负责基建档案信息的计算机录入和数字化建设工作。

（4）根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和整理归档。

（5）大力开发基建档案信息资源，做好编研工作。

（6）接受市基建档案馆和校档案馆的业务指导和督促检查。

3、档案馆工作人员职责

（1）贯彻执行国家有关档案工作的方针政策和法律法规，制定本校基建档案工作的规章制度，并组织实施。

（2）监督、指导、检查基建档案室基建文件材料的形成、积累、整理和归档工作并提供利用。

（3）负责基建档案统计数据的上报工作。

（4）定期对基建档案专（兼）职档案员进行业务培训、指导。