大连民族大学科学研究类档案管理细则
为加强学校科学研究类档案（以下简称科研档案）的规范管理，有效地保护和利用档案，更好的为学校各项科研、教学活动服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》及《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等法律、法规、规章，结合学校的实际情况，特制定本细则。
一、科研档案管理的基本原则
1、科研档案是指本校在科学研究管理和研究活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。
2、科研档案是科学技术研究活动的真实记载，是科学技术储备的一种形式，是衡量高等院校科学研究管理水平和研究质量的重要标志之一，是国家的宝贵财富。科研档案必须实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，有利于科研档案的开发和利用。
3、科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，学校科研管理部门的领导必须把这项工作纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员的职责范围之中，与科研计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。做到布置、检查、总结、验收科研工作的同时，做好科研档案的布置、检查、总结、验收工作。并做好科研档案材料的收集、整理和归档工作。
4、实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员考核提职与档案馆出具科研课题归档情况证明材料同步。科研文件材料的形成、积累、整理和归档等工作纳入科研项目及课题负责人的重要职责，并应作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。凡科研文件材料归档不合格的，科研部门一律不予鉴定、验收、财务决算和上报成果。
二、科研档案归档范围的确定
1、科研档案的归档范围按照《大连民族大学科学研究档案归档范围及保管期限表》（见附件）的要求进行分级归档。归档的科研实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2、归档的内容包括有关科研工作的综合管理性文件材料；所有科研项目、基金项目、委托项目、自选项目、协作项目、技术服务等项目的开题报告（申报书）、计划任务书、协议合同书、技术方案论证、调研报告；年度计划执行情况、实验测试的原始记录；实物样品照片、技术规范、技术说明书及使用报告、全套蓝图和底图；阶段工作报告、工作总结、研究报告及项目有关的论文、专著；项目的成果申报、鉴定、验收、获奖材料；项目的预决算和专业会议材料、有关申请专利的材料形成说明书等。
3、归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。
4、几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及文件目录提供主持单位。
5、虽未经我校科研管理部门统一上报审批或申报奖励，但我校为该课题第一完成单位的，该课题负责人亦应及时将该课题材料及所获奖状的集体证书交由科研管理部门统一归档。取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。
三、科研档案归档要求和整理方法
1、归档要求：
（1）科研档案必须确保质量。其中纸质文件材料规格必须相对统一，均用优质A4纸，字迹工整、图文清晰、审查手续完备。归档的科研材料，必须反映科研管理、科研项目 (课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（2）科研档案实行科研材料形成部门和课题组归档制。
① 科研管理部分的文件材料，按党群、行政类档案管理要求整理归档。
② 科研课题材料，在课题结束后，由本课题负责人主持整理，兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总、整理后上交科技处，由科技处统一上报结题后归档。
③ 对于有保密性质的国家项目，在确定密级后，统一移交给校档案馆归档。校档案馆必须由专人专柜管理。
④ 归档时必须填写档案移交清单，一式两份，双方各执一份。
（3）科研文件材料应在科研项目完成后及时归档。
科研管理性文件材料，次年5月底前归档；科研课题材料归档日期为上级统一鉴定、结题、审批或颁布奖励后，次年的5月底前归档；取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。对档案有特殊要求的科研项目，按照项目管理办法归档。
（4）由本校与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存其承担任务有关的档案正本之外，应将复制件送交主办单位保存。由校内几个单位协作完成的项目，各有关单位要相互配合，整理好本单位承担的须归档的科技文件材料，统一交由主持单位的兼职档案员归档。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及文件目录提供主持单位。与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科技文件材料的归档办法。一般应归入外事类。
（5）凡是本校科研成果在鉴定、申报各层次奖励需要档案馆盖章或出具证明时，如归档材料不符合要求的，不予出具证明。
2、整理方法：
（1）整理文件要遵循科研文件材料的形成规律，保持其有机联系，兼顾不同学科、专业科研文件材料的特点和成套性,以“卷”为单位整理，便于查考利用。
（2）将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算等材料进行整理，并排放在研究课题全部文件之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理。
（3）材料系统整理后，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷，每卷文件材料一般不超过200页。
（4）内容密不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；总图在前，零件图或结构图在后；总装配图在前，分系统图在后。
（5）凡归档材料，要写明作者和制成日期；对保密材料要注明密级并做到审查手续完备。
（6）科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，如有手写的文字，字迹要工整，且要用蓝黑或碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、红或纯蓝墨水书写。带有图纸的材料，要求图样清晰，底图、底片要保证能复制。
（7）归档材料均须是原件。所谓原件一是指文字非复印件；二是指带有照片、图样、印章、签字的文件材料，必须是原版照片、底图（计算机打印图样除外）、红印、亲笔签字。
（8）在整理装订时，要拆除文件金属物，并将每份材料线装整齐，凡是有字的页面均应编写页码，页码位置在材料的非装订线一侧的右上角。对于破损材料应进行修补，然后向档案馆移交，以利于长期保存和利用。
（9）如对卷内情况有特殊说明，须填写卷内备考表。
（10）如需存储电子文档时，必须将其适时生成纸质文件等硬拷贝，两者一并归档。存储的电子文档要一式两份，其载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘，且要在电子文档的载体及包装盒上写明名称、密级、硬件及软件环境等。
四、科研档案的管理
1、档案馆负责对各类科研档案进行接收、分类、编目、登记，编制检索工具和提供利用。
2、根据科研档案的科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定，对档案的保管期限进行划分，保管期限分为永久（50年以上）、长期（16-50年）和短期（15年以下）。
3、科研档案的补充与修改
（1）科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案馆归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题档案的保管期限进行调整。
（2）对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经所、室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意，并在卷内备考表内写明修改原因和时间。未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。
（3）档案馆对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的卷盒内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。
4、科研档案保管期满和保密期满后，需经校档案鉴定领导小组鉴定，对科研档案的保管期限进行调整和解密，并做相应的处理。
五、科研档案的开发利用
1、努力开发利用科研档案，为提高本校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。
2、根据科研和管理工作的需要，编制必要的检索工具，编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等，为利用者服务。
3、充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。
4、注意收集、登记利用科研档案后取得的社会、经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。
5、在科研档案的利用开发中，必须严格执行国家关于科技保密、专利等法规制度。
六、科研档案工作岗位责任
1、科研管理部门领导的职责
（1）将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。
（2）制定和健全有关的管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中并督促有关单位执行。
（3）及时催促课题负责人、专 (兼)职档案员按规定将应归档的文件材料归档。
（4）组织参加对科研档案整理质量及保管情况的检查。
（5）指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。
2、研究所 (室)、教研室主任职责
（1）把建立科研档案列为研究所 (室)、教研室的工作内容之一。提出要求，定期检查，做到各课题组积累科研文件材料的工作与科研进展同步。
（2）研究课题结束后，审查科研文件材料是否完整、准确、系统，确定保管期限和密级，并签署意见。
3、课题组长职责
（1）主持研究课题科研文件材料的整理工作，提出建档计划，明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务，做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。
（2）提出科研档案保管期限和密级，并组织填写盒内目录，备考表及档案移交清单。
（3）责成兼职档案员向科研管理部门办理移交档案手续。
4、科技人员职责
（1）按规定做好平时科研工作记录及其文件材料积累工作。
（2）课题完成后，整理出由本人承担任务部分的科研文件材料，做到质量符合要求。
5、兼职档案人员职责
（1）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策以及学校档案工作的规章制度。
（2）督促相关科研人员形成积累科研档案文件材料。
（3）负责本单位科研档案材料的收集、整理和归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统。
（4）参与本校重大科研项目的鉴定、评审工作。
（5）接受档案部门的业务指导和督促检查。
（6）在规定时间内向相关部门移交档案。
（7）严格遵守各项保密法律、法规，保守科研秘密。
6、档案馆工作人员职责
（1）根据国家有关档案工作的方针政策和法律法规，制定本校科研档案工作的各项规章制度，并组织实施。
（2）定期对相关单位兼职档案员进行业务培训。
（3）检查、督促、指导科研部门和科技人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作。
（4）负责科研档案的接收、整理、保管、统计、计算机录入、提供利用等日常业务工作，为广大教师和其他利用者提供优质服务。
（5）大力开发科研档案信息资源，做好编研工作。
（6）严格遵守各项保密法律、法规，保守科研秘密，保证科研档案的安全，维护本校和科研人员的知识产权。
