大连民族大学教学类档案管理细则
为了加强学校教学类档案（以下简称教学档案）的规范管理，有效地保护和利用档案，更好地为学校教学管理及各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高校档案管理办法》等法律、法规、规章，结合学校的实际情况，特制定本细则。
一、教学档案工作的基本原则
1、教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像、电子载体材料。
2、教学档案是学校档案的主体、核心和重点，是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全。
3、学校各部门应把教学档案的形成、积累、整理、归档工作纳入教学管理环节中，纳入有关人员的职责范围和管理制度之内，做到在布置、检查、总结、验收工作，同时布置、检查、总结、验收教学档案工作。
4、各部门应明确一名分管教学档案工作的负责人和配备相应的专（兼）职档案员负责本部门档案材料的收集、整理、立卷、归档工作。
5、建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。
二、教学档案的归档范围
1、归档的教学文件材料必须对学校和社会当前与长远状况具有参考价值和凭证作用；能够反映教学管理、教学实践活动的全过程；要遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
2、归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材，特别是学校在教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料等方面，具体范围见附件。（纸质和电子文件材料一同归档）
3、不归档的文件材料
（1）上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件；
（2）上级有关教学的未定稿的文件；
（3）重份文件；
（4）无查考利用价值的事务性临时性文件；
（5）非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
（6）校内其他单位发来的文件；
（7）与校外单位交换来的材料；
（8）本科生毕业论文、实习报告等可由各院系保存，学校档案馆只按一定的比例择优接收。
以上不归档材料可作为资料保存。
三、教学档案的部门立卷
1、教学档案实行部门立卷的归档制度，各部门的专（兼）职档案员依照归档范围负责将收集的文件材料整理立卷后向档案馆移交。
2、归档的文件材料只需一份，格式统一，签字、盖章（印章要清晰）手续齐全。
3、教学档案档号由三部分构成，年度号-教学档案分类号-案卷号。（例如：研究生，2014-JX11.11-1234；本科生，2014-JX12.11-1234）
年度号是指档案的形成年度。
教学档案分类号是指教学档案一级类目代号：采用类目名称主词“教学”的汉语拼音的第一个字母的缩写“JX”，二级类目代号：研究生11、本科生12，三级类目代号：综合11，学科、重点实验室、专业、课程建设12，招生13，学籍管理14，课堂教学与教学实践15，学位16，毕业生17，教材18。
案卷号用阿拉伯数字表示案卷顺序。
4、根据教学档案的历史价值、科学价值和使用价值，保管期限划分为永久、长期和短期三种。
5、归档的文件材料应按年度、问题分类。
年度：将文件按其形成或针对的年度分开。
问题：将文件按其内容所反应的问题分开。
6、卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示、报告在后；结论性材料在前，依据性材料在后；统计、名册、工作计划、总结等，按名称或责任者组合；会议文件材料，按会议的届次组合，根据文件材料的数量，可一会一卷、一会数卷或数会一卷的要求排列。
7、原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过 100页为宜。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件材料较少者按不同内容分别组成薄卷。卷内文件材料按永久、长期、短期顺序排列。
8、大于A4纸的表格，要按A4纸大小折叠成手风琴式。如果是横排表格，表格字头需放置左侧。
9、按顺序用铅笔标页号，案卷封面、卷内目录、备考表均不标页号，无论单面或双面只要有书写文字，均一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角。（正面标在右上角，反面在左上角）
10、文件材料的字迹应采用墨汁、碳素墨水，杜绝纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔、彩色笔、印台油、光敏纸传真件等材料，凡使用此类字迹制作的文件材料，均须复制后连同原件一并归档。
11、填写卷内目录
卷内目录位于卷内文件材料之前用计算机打印。
序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写。
文号：文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如：民委发[2014]1号。其年[2014]不得简写成（14），无文号可不填写。
责任者：形成文件材料部门或负有责任的署名者。
题名：即文件材料标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明文件材料内容的可自拟标题，外加“[ ]”号。
日期：文件材料的形成时间，如：20140110。
页次：卷内每份文件材料起始之页的编号，最后一份文件材料应填起止页号。
12、填写备考表。
卷内备考表位于卷内文件材料之后，必须用碳素墨水填写。
本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、补充、移出、销毁等情况。
立卷人：由组成本卷的专（兼）职档案员签名。
检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。
立卷时间：填写立卷的时间。
13、填写案卷封面
立卷单位：立卷单位的全称。
作者：卷内文件材料的主要责任者（单位或个人）。
案卷题名：应简短、准确。一般包括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。除会议文件材料外，不得用“×××文件材料”，案卷标题不超过50个汉字。
卷内文件材料起止日期：卷内文件材料形成的最早至最晚日期。
保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、长期、短期）
密级：有保密要求的需填写。
14、卷内文件材料一律拆掉易锈金属物，用线装订，若装订线处有字迹，须进行贴边处理。对破损的或与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊。
15、教学档案要求纸质与电子文件材料同时进行归档；没有电子文件材料的应扫描为电子文件材料，与原文件材料一同归档。
16、归档纸质文件材料应与电子文件材料在内容、相关说明及描述上保持一致；没有纸质文档的电子文件材料，必须编制相应的纸质说明文档，说明该电子文件材料的标题、内容、时间和人物等相关背景信息。
17、凡是材料数据较小且档案馆已经开通专门管理系统的，直接实现网络在线即时归档。
四、教学档案的管理
1、学校档案馆负责对教学档案的接收、录入审核、排架、保管和利用。
2、学校各部门随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案馆补充归档，档案馆负责教学档案的管理人员应及时将补充材料插入卷内相应位置，并在卷内目录、备考表上补充填写。
3、凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。
4、学校各立卷单位对本部门承办完毕的教学文件材料进行收集、整理、立卷，应在规定的时间结点前向档案馆移交。
5、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
6、移交时填写移交目录，由各部门分管档案工作的负责人、专（兼）职档案员签字并加盖公章一式两份，双方各执一份。
7、保管期限已满的教学档案由学校档案鉴定小组做出处理决定。
五、教学档案的开发利用
1、在校生和往届毕业生到档案馆查阅档案时，需出具所在学院加盖公章的查阅证明，证明中要写明学生的身份信息、查阅内容、利用目的等。代替别人查阅档案时，应提供有效证件及被查阅人的授权委托书。
2、非本校人员到档案馆查阅档案时，需出具本单位领导签字加盖公章的单位介绍信及有效证件，介绍信中写明查阅人的身份信息、查阅内容、利用目的等，再到有关部门开具加盖公章的查阅证明。
3、本校人员查（借）教学档案时，原则上只提供复制件，如需外借原件，要经档案馆负责人同意。档案外借时间不得超过一周，重要档案当日归还，节假日期间档案应送回档案馆保管，不能按时归还者应说明原因，并办理续借手续。
4、教学档案不接受电话查询，可以来函或传真写明查阅内容，办理相关手续，档案管理人员代为查阅并及时反馈信息。
5、查（借）阅者不得翻阅与查阅内容无关的任何档案；不得在档案上圈划、涂改、写眉批、折叠等造成污损；更不得拍照、拆散、剪裁、撕毁或抽走档案；未经同意不得私自翻印、转借档案；不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反规定要追究其相应责任。
6、查（借）阅归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案管理人员对查（借）阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销。
7、涉密档案的查（借）阅、利用、复制等，应严格按照学校保密办的规章制度执行，坚决杜绝失密、泄密现象发生。
六、教学档案工作的岗位责任制
1、教学管理部门和学院（部）领导的职责
（1）制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，将立卷归档工作作为年终考核内容之一。
（2）加强与学校档案馆联系，共同做好档案业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。
（3）对本部门专（兼）职档案员和教学秘书提出具体要求，增强归档意识，并帮助他们解决工作中出现的实际问题。
2、教学管理部门和学院（部）专（兼）职档案员职责
（1）认真贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策以及学校档案工作的规章制度。
（2）做好本部门文件材料的形成、积累工作，根据文件材料形成的特征，制定其案卷目录，分类存放，便于利用和立卷归档。
