《大连民族大学档案管理办法》

（2015年12月）

  

第一章 总则

第一条  为了加强学校档案工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案“存凭、留史、资政、育人”的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》等规定，结合我校实际，特制定本办法。 

第二条  学校档案是指我校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中，直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。 

第三条  档案工作是学校重要的基础性工作，是学校教学、科研、党政管理以及其他各项工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业。要把档案工作纳入我校整体发展规划，加强对档案工作的领导，健全档案机构，保证人员编制、档案用房、档案设施、档案安全和档案经费的落实。 

第四条  档案工作是衡量和检查学校各单位、部门工作质量、管理水平的重要标志。学校各单位、部门应加强对档案工作的领导，把档案工作列入议事日程，纳入各级各类人员的岗位职责，并作为考核内容之一。要做到“三纳入”（纳入学校计划和规划，纳入管理体制，纳入有关人员的职责范围）、“四同步”（档案工作与各项工作同步布置、检查、总结、验收）。 

第二章 管理体制和职责

第五条  学校档案工作由上级教育行政管理部门领导，同时接受上级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。 

第六条  学校根据国家有关法规文件要求，设立档案馆（副处级建制），隶属于学校办公室，承担档案管理职能。 

第七条  学校档案工作实行统一领导。学校各单位、部门设兼职档案员，管理本单位、部门的档案，业务上接受档案馆指导、监督，并定期向档案馆移交档案。 

第八条  学校确定一名校领导分管档案工作，设立档案工作管理委员会，由学校相关的部门负责人组成，领导、协调、检查全校档案工作。档案工作管理委员会的主要职责是： 

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，审定全校档案工作规划； 

（二）审定学校档案工作各项规章制度； 

（三）研究并决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题； 

（四）对各单位、部门档案工作进行监督、检查与考核。 

第九条  档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校各类档案的科学文化事业机构。档案馆的主要职责是： 

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作； 

（二）制定和组织实施我校档案工作的各项规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况； 

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料； 

（四）严格执行保密制度，做好档案密级的调整和守密、解密工作； 

（五）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作； 

（六）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源； 

（七）规划和组织实施档案信息化建设； 

（八）开展档案的开放和利用工作； 

（九）建立和健全全校档案工作体系，负责对全校档案工作人员进行业务培训与指导； 

（十）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能； 

（十一）参加档案工作协作、学术研究和交流活动； 

（十二）完成学校领导交办的其他任务。 

第十条  学校各单位、部门必须明确一位负责人分管本单位、部门的档案工作，并根据各单位、部门档案的收集、整理、立卷、归档的实际工作量设专职或兼职档案工作人员。各单位、部门档案工作人员主要职责： 

（一）配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策以及学校档案工作的规章制度； 

（二）参加档案业务培训，负责本单位、部门产生形成的档案材料的收集、整理、立卷和向档案馆移交档案等工作； 

（三）负责本单位、部门档案的完整、准确、系统、安全和保密。 

第十一条  学校档案工作人员应当政治上可靠，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 

第三章 经费、库房和设备 

第十二条  学校要把将档案工作所需经费列入学校预算，确保档案工作的需求。 

第十三条  学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。随着档案事业发展需要，及时进行改扩建或者新建。 

档案馆库房要有防火、防水、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防日光及紫外线照射等措施；存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防磁、防渍、防有害生物等必要设施。 

第十四条  学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。 

第四章 归档与接收

第十五条  学校各单位、部门必须将档案管理工作纳入本单位、部门的规章制度和岗位职责，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料，纸质档案材料和电子档案材料要同步归档。 

第十六条  学校各单位、部门的每项重要工作必须与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作的同时，包含档案管理业务。

第十七条  我校文件材料的归档范围是：党群类、行政类、外事类、教学类、科学研究类、产品生产与科研开发类、基本建设类、仪器设备类、出版物类、财会类等十大类，以及声像载体和实物档案。 

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）、光盘带等各种载体形式。 

第十八条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。 

在档案馆的指导下，学校各单位、部门负责档案工作的人员应当按照归档要求（详见各类档案的管理细则），组织本单位、部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案，进行立卷或按件整理。立卷人对纸质文件材料和电子文件材料按照归档要求，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位、部门负责档案工作的人员检查合格后，向档案馆相关类别的人员进行移交，由档案馆负责指导与验收。 

第十九条  档案材料归档时间为： 

（一）党群、行政、教学综合管理文件和能按年度归档的文件材料在次年五月底以前归档；

（二）教学类中非综合管理文件材料在学生毕业次学年度的寒假前一次归档；

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；

（四）声像档案资料应在形成后一个月内实时归档。

第二十条  学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。 

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学校予以奖励。 

第二十一条  归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，蓝黑墨水书写，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。归档的文件材料原则上要求必须是原件。 

第二十二条  档案馆接收档案时，应根据档案目录与移交人共同清点，对重要的、机密以上的案卷，要逐页清点。经查对无误方可办理签收手续，交接双方必须签名盖章。 

第二十三条  学校重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购等项目验收、鉴定前，必须由档案馆或业务主管部门对项目进行档案验收。未经档案验收或验收不合格的，不得安排工程竣工、课题结题验收、鉴定和报（评）奖工作。 

第二十四条  档案馆要重视向国（境）内外征集与学校有关的、有保存价值的各种档案、资料。 

第二十五条  调出、离职及退休人员，在调离、退休时，应主动将其应归档的文件材料移交本单位、部门的档案工作人员归档，不得擅自销毁应归档的文件材料。本单位、部门档案工作分管负责人或档案工作人员也应主动提请其清理所保存的文件材料归档，以维护学校历史记录的完整、系统。 

第五章 档案管理

第二十六条  学校各类档案都是学校的重要财富，由档案馆集中统一管理，任何单位、部门或个人都不得将档案据为私有。全体师生员工都有贯彻《档案法》、保护档案的义务。 

第二十七条  档案馆按便于保管、方便利用的原则，对档案进行整理、分类、编号、装盒和排列上架。 

第二十八条  档案馆要注意研究、改进档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。学校要为档案保护提供必要的条件。 

第二十九条  档案馆应当对所存档案和资料的保管情况进行定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向主管校领导报告，及时处理。 

档案库房要按照管理制度，进行严格而科学的管理。 

第三十条  档案馆组织做好档案的鉴定与销毁工作。对保密期限和保管期限已满的档案或需要销毁的档案，要成立由档案馆和与档案有关的单位、部门分管档案工作的负责人组成的鉴定小组，对相关档案进行鉴定后，做出处理安排。 

凡需销毁的档案，应编制清册，报主管校领导审批。销毁时应指定专人监销，校有关单位、部门要派人参加，并在会签单上签名、盖章。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 

第三十一条  档案馆应在每年终对档案的收进、移出、库存量、利用等情况进行统计，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。 

第三十二条  为加强档案信息系统的基础建设，各单位、部门应积极推行档案计算机管理，按照档案馆统一规定的机读文件目录格式建立档案数据库。 

第六章 档案的利用与开放

第三十三条  档案馆按照国家有关规定，有计划地向学校和社会开放档案，并设立专门阅档室，提供开放的档案目录。档案馆开放档案，必须遵循下列规定： 

（一）持有有效证明的人员，在说明利用档案的目的和范围后，按照我校相关规定，可查阅属开放范围的档案；

（二）外国人或者外国组织要求利用已开放档案须经有关主管部门介绍； 

（三）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案； 

（四）凡利用馆藏档案，均应按本馆各类档案管理细则规定办理利用手续； 

（五）馆藏档案原则不可外借出馆，特殊情况要经馆长批准，严格履行手续。对借出档案，档案馆要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校严肃处理。 

第三十四条  馆藏档案属下列情况之一者不宜开放： 

（一）涉及党和国家秘密的； 

（二）涉及专利或技术秘密的； 

（三）涉及个人隐私的； 

（四）档案形成单位、部门规定限制利用的。 

第三十五条  利用未开放的档案，须经档案馆馆长同意。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请主管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经校保密办批准。 

第三十六条  提供利用的重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆馆长批准。《高等学校档案管理办法》规定，加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。 

第三十七条  档案馆应当积极开展档案的编研工作。 

第七章 奖励与处罚

第三十八条  学校定期对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人（专、兼职），给予表彰与奖励。 

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的； 

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的； 

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出有价值贡献的； 

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的； 

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。 

第三十九条  有下列行为之一的，学校将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予批评、处分；构成犯罪的，依据法律追究刑事责任。 

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的； 

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的； 

（三）涂改、伪造档案的； 

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的； 

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的； 

（六）其他违反档案法律法规的行为。 

第八章 附则

第四十条  本办法由档案馆负责解释。 

第四十一条  本办法自发布之日起施行。