档案归档工作规程

档案归档工作规程

一、流程图

二、有关说明

1 、档案室按照学院档案管理、立卷归档制度规定，通知各部门兼职档案员于每年六月底前完成前一年度档案材料移交工作；大型会议、活动材料随时产生随时归档。

2 、档案材料移交时，移交部门要填写移交清单（一式两份），院办档案室根据清单详细清点，双方核对无误后，办理交接手续。

3 、档案室接收工作结束后，于下半年开始进行档案整理工作。

（ 1 ）分类：按《高等学校档案实体分类法》，遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的要求将档案分成十大类：党群类 ( 包括：党务综合、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委 ) 、行政类（包括：行政综合、人事、监察、审计、武装、保卫、总务、档案、图书）、教学类（包括：综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材）、科学研究类（包括：综合、科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段、教职工论文、著作）、产品生产与科技开发类、基本建设类（包括：综合、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理文件、施工、竣工验收、基建财务、器材管理、生产技术准备、试生产）、仪器设备类（包括：综合、仪器设备项目）、出版类（包括：综合管理、出版物项目）、外事类（包括：综合、出国、来校、国际合作与会议、外国留学生工作）、财会类（包括：综合、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册）。同时设立声像载体（照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘）档案。

（ 2 ）组卷：按照文件的特征和联系，把具有密切联系和相同保管期限的文件组合在一起，通常根据文件的问题、作者、名称、时间、地区、通讯者等特征立卷。

（ 3 ）卷内文件的整理：卷内文件排列要求：保持文件之间的联系，有条有理地依次给每份文件以固定的位置。通常有以下方法：按时间先后排列、按重要程度排列、按姓氏笔划排列、按问题 - ― 时间排列、按作者―时间排列、按名称―时间排列、按地区―时间排列、按作者―问题―时间或问题―名称―时间等交叉排列。

（ 4 ）拟写案卷题目：案卷题目主要概括和揭示卷内文件内容和成份。其作用主要表现在对案卷进行系统的分类、编目、登记、编制检索工具以及日常管理，便于利用计算机进行方便快捷的查找利用档案。

（ 5 ）编目装订：在档案工作规范中，对如何编写卷内文件页号、填写卷内文件目录、填写卷内备考表、填写案卷封面和装订案卷都有明确的规定。

（ 6 ）排列案卷和编写档号：案卷排列方法很多，我们采用年度―问题―保管期限法排列。档号是在档案管理中用字符和数字表示档案来源、类别、排列次序及其相互关系的一组符号。常用档号有全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件页号四种。

（ 7 ）卷面整理：上述工作做好后，就要在基本成形案卷和档案盒上粘贴案卷题目、盖印档案类别、档号、起止时间、件数、页数、保管期限。

（ 8 ）微机著录：把整理好的档案按照计算机档案管理系统的要求逐项录入。系统可自动生成案卷目录、卷内文件目录、分类目录、文件字号索引、人名索引等检索工具，便于查找利用档案。

4 、上架排列、归档完成。